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¿Qué hacer en la reunión inicial de una evaluación?

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Autora: Thania de la Garza
País: México

Contar con la participación de los responsables de los proyectos o programas en los ejercicios de evaluación aumenta las probabilidades de uso del ejercicio y de sus resultados. Por ello, es importante tomar en cuenta su percepción sobre la evaluación cuando planeamos su desarrollo.

Invariablemente, el proceso inicia con una reunión con los responsables de los proyectos para presentarles los objetivos y el diseño de la evaluación. Sin embargo, la mayoría de las veces, los responsables de los proyectos no tienen el mismo nivel de información sobre el proceso de evaluación (desconocen aspectos como: por qué y para qué se realiza la evaluación, cuánto durará, qué implica en términos de trabajo, cómo se realizará y para qué servirá). Por esta razón, es recomendable, planear la reunión inicial con mucho cuidado para dar certidumbre del proceso y, con esto, disminuir la animadversión a los procesos de evaluación, la cual puede traducirse en poco apoyo para su implementación.

En primer lugar, hay que reconocer que a nadie le gusta que lo evalúen (aunque diga que sí). Esto permitirá ponernos en los zapatos de los responsables de los programas, identificar sus angustias y, por lo tanto, definir acciones que las tomen en cuenta y, de ser posible, las disminuyan.

En segundo lugar, es necesario considerar que la prioridad de los responsables de los proyectos es implementarlos. Reconocer que la evaluación es una carga adicional de trabajo permite, por un lado, definir acciones y calendarios para que la recolección de datos afecte lo menos posible la ejecución de los proyectos y, por otra, definir puntos focales entre los equipos para facilitar la comunicación.

En tercero, aclarar el alcance de la evaluación en términos de objetivos, usuarios principales, plazos y tipo de recomendaciones que generará, permitirá tener una base común entre los responsables del proyecto y el equipo evaluador que homogenice las expectativas sobre la evaluación.

Por último, hay que recordar que hay una percepción generalizada de que la evaluación es un ejercicio técnico especializado. Establecer un lenguaje común es fundamental para establecer empatía. Las presentaciones y materiales utilizados tienen que utilizar un lenguaje común o “ciudadano”.

En síntesis, la reunión inicial de la evaluación tiene el propósito de definir las “las reglas del juego” del proceso de evaluación, permitiendo así que se haga de manera participativa y rigurosa y que tenga una incidencia en la mejora de los proyectos y programas. Así que tómate el tiempo necesario para planearla y así, asegurar un buen inicio del ejercicio de evaluación.

A continuación, cuatro tips para planear una reunión inicial de la evaluación:

1. Ten claro que a mayor participación de los responsables de los proyectos a evaluar aumenta las probabilidades de uso de los resultados.
2. Reconoce la percepción y prioridades de los responsables de los proyectos.
3. Define acciones que propicien la apertura al ejercicio de evaluación y mejoren la certidumbre en el ejercicio.
4. Utiliza un lenguaje sencillo en tu presentación.

Thania de la Garza (@th_garza). Colaboradora de CLEAR LAC en la generación de estrategias de uso de evidencia y desarrollo de capacidades en materia de evaluación. Durante once años dirigió el área de evaluación del CONEVAL donde coordinó más de 2800 evaluaciones de programas y políticas públicas.