BLOG

Que faire lors de la réunion initiale d’une évaluation?

Leer en español | Read in English

Autrice: Thania de la Garza
Pays: Mexique

La participation des responsables des projets ou programmes aux exercices d’évaluation augmente la probabilité d’utiliser l’exercice et ses résultats. Par conséquent, il est important de prendre en compte leur perception de l’évaluation lorsque nous planifions son développement.

Invariablement, le processus commence par une réunion avec les responsables des projets pour leur présenter les objectifs et la conception de l’évaluation. Cependant, la plupart du temps, les responsables des projets n’ont pas le même niveau d’information sur le processus d’évaluation (ils ne connaissent pas des aspects tels que: pourquoi l’évaluation est réalisée, combien de temps elle durera, qu’est-ce que cela implique en termes de travail, comment cela sera fait et à quoi cela servira). Pour cette raison, il est conseillé de planifier très soigneusement la réunion initiale pour donner une certitude au processus et, par conséquent, réduire l’aversion envers les processus d’évaluation, ce qui peut se traduire par un faible soutien à leur mise en œuvre.

Tout d’abord, il faut admettre que personne n’aime être évalué (même s’il dit oui). Cela nous permettra de nous mettre à la place des responsables des programmes, d’identifier leurs angoisses et donc de définir des actions qui les prennent en compte et, si possible, les réduisent.

Deuxièmement, il faut considérer que la priorité des responsables des projets est de les mettre en œuvre. Reconnaître que l’évaluation est une charge de travail supplémentaire permet, d’une part, de définir des actions et des calendriers pour que la collecte de données affecte le moins possible l’exécution des projets et, d’autre part, de définir des points focaux entre les équipes pour faciliter la communication.

Troisièmement, clarifier la portée de l’évaluation en termes d’objectifs, de principaux utilisateurs, de délais et de type de recommandations qu’elle générera permettra d’avoir une base commune entre les responsables du projet et l’équipe d’évaluation qui homogénéise les attentes concernant l’évaluation.

Enfin, il ne faut pas oublier qu’il existe une perception générale selon laquelle l’évaluation est un exercice technique spécialisé. L’établissement d’un langage commun est essentiel pour établir l’empathie. Les présentations et le matériel utilisés doivent utiliser un langage commun ou « citoyen ».

En résumé, la réunion d’évaluation initiale a pour but de définir les « règles du jeu » du processus d’évaluation, lui permettant ainsi de se faire de manière participative et rigoureuse et d’avoir un impact sur l’amélioration des projets et programmes. Prenez donc le temps de la planifier et assurez ainsi un bon démarrage de l’exercice d’évaluation.

Voici quatre conseils pour planifier une réunion d’évaluation initiale:

1. Bien comprendre que plus la participation des responsables des projets à évaluer est grande, plus la probabilité d’utilisation des résultats augmente.
2. Reconnaître la perception et les priorités des responsables des projets.
3. Définir des actions qui encouragent l’ouverture à l’exercice d’évaluation et améliorent la certitude de l’exercice.
4. Utiliser un langage simple dans votre présentation.

Thania de la Garza (@th_garza). Collaboratrice de CLEAR LAC dans l’élaboration de stratégies pour l’utilisation des données probantes et le renforcement des capacités en matière d’évaluation. Pendant onze ans, elle a dirigé le service d’évaluation de CONEVAL où elle a coordonné plus de 2 800 évaluations de programmes et de politiques publiques.