Communication efficace des résultats de l’évaluation

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Auteur : Emil Salim  |  Pays : Mexique

L’évaluation est indispensable dans tout projet qui vise à réussir. Les évaluations peuvent porter sur divers aspects des projets, mais se concentrent généralement sur leur conception, leur mise en œuvre ou leur impact. Quel que soit le type d’évaluation effectué, il est essentiel que les conclusions soient communiquées efficacement, pour ne pas risquer de gaspiller des résultats précieux qui pourraient contribuer à améliorer le projet.

La communication des résultats peut se faire de différentes manières. Il se peut que l’équipe d’évaluation communique les résultats à l’organisme de mise en oeuvre ou que l’organisme de mise en oeuvre communique les résultats aux superviseurs, partenaires ou alliés. Que nous intégrions une équipe d’évaluation ou une équipe de mise en œuvre, il est essentiel d’avoir un plan de communication pour structurer stratégiquement nos ressources et actions de communication. Nous vous présentons ci-dessous quatre étapes simples qui devraient faire partie d’un plan de communication des résultats de l’évaluation.

1. Définir les objectifs de communication

La première étape consiste à réfléchir à ce que nous voulons réaliser à partir des résultats de l’évaluation. Les objectifs de communication sont généralement des actions que nous attendons de la part de notre public une fois qu’il connaît nos conclusions. Les utilisations de l’évaluation fournissent un cadre pour catégoriser les objectifs de communication des résultats. La littérature au sujet de l’évaluation propose trois utilisations, qui sont présentées ci-dessous.

La première utilisation est instrumentale et consiste à apporter des changements au programme à la suite des constatations et des recommandations de l’évaluation. Par exemple, un projet peut ajuster la définition de sa population cible ou le type de soutien en fonction des résultats d’une évaluation. La deuxième utilisation est conceptuelle et a lieu lorsque les constatations et les conclusions sont transformées au fil du temps en idées et concepts discutés et développés au sein de l’organisme de mise en œuvre. Il modifie les termes de la conversation au sein de l’organisme de mise en œuvre mais ne se reflète pas nécessairement dans les documents opérationnels du programme ou dans son fonctionnement. La troisième et dernière utilisation est symbolique et survient lorsque les résultats de l’évaluation servent à confirmer et à légitimer une position antérieure sur le programme ou un aspect de celui-ci. Par exemple, lorsqu’un donateur confirme son enthousiasme à continuer de fournir des ressources à un projet sur la base de ses bons résultats.

2. Connaître votre public

La communication est un exercice d’empathie. Cependant, celle-ci ne peut exister si nous ne connaissons et comprenons pas nos interlocuteurs. Une fois que nous avons établi ce que nous voulons que le public fasse, nous devons définir qui est ce public. C’est pourquoi il est essentiel de connaître le public cible au moyen d’une caractérisation réaliste qui nous permet de comprendre leurs intérêts, positions et affinités. Les connaissances qui en découleront seront essentielles pour développer des messages clés.

Un exercice d’empathie avec le public consiste à développer des personnages de communication. Les personnages peuvent être développés sur la base de quatre axes qui permettent de comprendre le public de manière personnelle. Les axes sont : 1) le milieu professionnel, personnel et social ; 2) la personnalité, dont les principales caractéristiques sont identifiées ; 3) les défis auxquels ils sont confrontés ; et 4) les objectifs, pour connaître leurs aspirations et leurs désirs. L’image ci-dessous montre l’exemple d’un personnage développé pour sympathiser avec la communauté d’évaluation en Amérique latine et dans les Caraïbes.

Il est important que la caractérisation des personnages de communication ne soit pas seulement anecdotique. Il existe des données quantitatives et qualitatives sur les intérêts de différents segments de la population dans des études, des enquêtes et des métadonnées sur les réseaux sociaux.

3. Élaborer des messages clés

Une fois que nous avons bien cerné le public, les conditions sont réunies pour développer des messages clés. Un message clé est une ressource destinée à attirer l’attention du public en tenant compte de ses caractéristiques. Ces messages doivent présenter les résultats dans un style ou un jargon correspondant aux intérêts du public. Les messages clés doivent être clairs, concis et cohérents. De cette manière, ils peuvent être adaptés à différents formats.

Par exemple, si le public cible est un fonctionnaire d’une agence d’aide internationale, un message clé pourrait être “les projets de transfert monétaire ont augmenté la productivité des agriculteurs dans les régions les plus pauvres d’Amérique centrale”. Un court message comme celui-ci peut capter son attention en établissant un type de programme qui a du succès dans une région difficile à atteindre.

4. Sélectionner les canaux de communication

Il est important de connaître les canaux de communication utilisés par le public. En plus des réunions pour présenter les résultats avec les principaux acteurs, l’ère numérique offre une grande variété d’espaces où le public obtient des informations : e-mail, réseaux sociaux et portails d’actualités, entre autres. La caractérisation du personnage de communication sera incomplète si l’on ne recherche pas les canaux qu’il/elle consulte pour s’informer. Par exemple, le site Web Statista  offre des informations sur l’utilisation des réseaux sociaux par tranche d’âge et par sexe dans différents pays.

Le choix du canal permet de définir le format dans lequel le message clé est présenté. Par exemple, si vous constatez que votre public utilise Twitter pour s’informer, le message clé sera entièrement textuel. En revanche, s’il utilise Facebook, le message clé peut prendre la forme d’une carte numérique ou, dans de nombreux cas, d’une infographie.

La communication libère le potentiel de transformation de l’évaluation. Sans elle, l’exercice risque d’être stérile. Toutefois, communiquer c’est planifier, et le cœur de la planification une fois l’objectif de communication établi, est de faire preuve d’empathie avec le public. Dans cette perspective de communication, l’empathie est la base de l’utilisation de l’évaluation.

Emil Salim Miyar (@EmilSalimMiyar).
Coordinateur de la Formation et de la Communication de CLEAR LAC.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, nous vous recommandons de visiter les sites Web suivants:

• Consultez ce guide rapide et facile sur la façon d’élaborer des personnages de communication sur : Newberry, C., “How to Create a Buyer Persona – Hootsuite“, le 15 Juillet  2020.
• Ce site Web présente un excellent exemple de stratégie de communication axée sur la promotion et l’utilisation de résultats : Bureau d’Évaluation UNFPA, “Stratégie pour améliorer l’utilisation de l’évaluation par la communication et la gestion des connaissances (2018-2021)”, 2019.