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Termes de Référence : leçons sur leur structure et l’interprétation des résultats

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Auteur: Dr. Issa Sombié/ Originaire du Burkina Faso. Chercheur au Centre national de recherche scientifique et technologique et professeur d’université. Docteur en sociologie et titulaire d’une maîtrise en évaluation.

Les termes de référence (TdR) sont un cadre qui permet de décrire l’objet, la portée et le processus – qui comprend la gestion et les aspects techniques – d’une évaluation en accord avec les besoins de celui qui sollicite l’évaluation d’un programme ou d’un projet.

Ce guide est de la plus haute importance dans les processus d’évaluation, car c’est là que sont définies les attentes de celui qui sollicite l’évaluation. Les TdR servent ainsi de cadre de référence pour l’évaluateur, leur clarté et leur précision sont donc essentielles. 

Les relations entre les évaluateurs et celui qui commande l’évaluation sont souvent affectées par des éléments manquants, trompeurs ou ambigus des termes de référence. Souvent, au cours de cette élaboration, les besoins réels du programme ne sont pas suffisamment pris en compte.

À continuation, nous verrons les éléments de base communs qui constituent la structure des termes de référence (TdR) et sont applicables au processus d’évaluation, selon le Fonds des Nations Unies pour l’enfance (UNICEF). 

Tableau  1 : Éléments constitutifs de la structure des termes de référence (TdR) de l’Unicef 

Contenu du cadre d’analyse	Description
Contexte	Présentation du programme, de ses caractéristiques, de son évolution dans le temps, des acteurs impliqués, du contexte national et international et des références constitutives de l’évaluation
But de l’évaluation	Les raisons de l’évaluation, sa valeur ajoutée, ainsi que le processus d’utilisation des résultats
Questions et critères d’évaluation	La liste des questions auxquelles l’évaluation doit répondre, les différents critères d’évaluation à prendre en compte
Sources d’information existantes	Les sources d’information disponibles et accessibles dans le cadre du programme
Aspects méthodologiques	Les différentes étapes du processus, les approches et méthodes de collecte de données pour répondre aux questions
Participation des acteurs	Les processus d’implication de tous les acteurs dans l’évaluation
Rôles et responsabilités des parties prenantes	La définition des rôles et les responsabilités des acteurs
Composition de l’équipe d’évaluation	La description des profils et des compétences des évaluateurs
Budget	Le montant global du budget et des principales rubriques

Dans un exercice, nous évaluerons trois processus d’évaluation où l’utilisation des termes de référence (TdR) dans divers programmes menés au Burkina Faso (Afrique) a obtenu des résultats disparates.

Le premier exemple est l’évaluation d’un programme de contrôle pour l’élimination de la filariose lymphatique.

CONTENU DU CADRE D’ANALYSE	CE QUI A ÉTÉ LIVRÉ
Antécédents / contexte	Inclus
Objectifs de l’évaluation	Inclus
Questions et critères d’évaluation	N’a pas été inclus
Sources de données existantes	N’a pas été inclus
Méthodologie	N’a pas été inclus
Participation des acteurs impliqués	N’a pas été inclus
Responsabilités et engagements des acteurs impliqués	N’a pas été inclus
Composition de l’équipe d’évaluation	Inclus
Procédures et logistique	N’a pas été inclus
Budget	N’a pas été inclus

Le second exemple est l’évaluation d’un programme de lutte contre le VIH/sida mis en œuvre par une organisation locale.

CONTENU DU CADRE D’ANALYSE	CE QUI A ÉTÉ LIVRÉ
Antécédents / contexte	Inclus
Objectifs de l’évaluation	Inclus
Questions et critères d’évaluation	N’a pas été inclus
Sources de données existantes	N’a pas été inclus
Méthodologie	N’a pas été inclus
Participation des acteurs impliqués	N’a pas été inclus
Responsabilités et engagements des acteurs impliqués	N’a pas été inclus
Composition de l’équipe d’évaluation	Inclus
Procédures et logistique	N’a pas été inclus

Enfin, le dernier exemple montre le processus d’évaluation d’un programme de lutte contre le paludisme d’une ONG internationale.

CONTENU DU CADRE D’ANALYSE	CE QUI A ÉTÉ LIVRÉ
Antécédents / contexte	Inclus
Objectifs de l’évaluation	Inclus
Questions et critères d’évaluation	Inclus
Sources de données existantes	N’a pas été inclus
Méthodologie	Inclus
Participation des acteurs impliqués	N’a pas été inclus
Responsabilités et engagements des acteurs impliqués	Inclus
Composition de l’équipe d’évaluation	Inclus
Procédures et logistique	N’a pas été inclus

La lecture de ces tableaux nous montre que les différents éléments proposés par le cadre analytique ne sont pas toujours pris en compte lors de la rédaction des termes de référence. 

Nous constatons que le « contexte » a bien été présenté dans les trois exemples de TdR comme le suggère le cadre d’analyse de l’UNICEF.

Les « objectifs de l’évaluation », ainsi que la « composition de l’équipe » ont également été envisagés dans les trois exemples, mais pas exactement comme le cadre analytique le suggère. 

Quant aux éléments : « sources de données existantes », « implication des acteurs concernés », « procédures et logistique » et « budget », ils n’ont été développés dans aucun des trois exemples. 

Enfin, la « méthodologie », les « questions d’évaluation », « les responsabilités et les engagements des acteurs concernés » n’ont été pris en compte que dans l’un des trois exemples. Nous constatons donc que certains éléments pourtant essentiels n’ont pas toujours été abordés.

Cette brève analyse des termes de référence dans le processus d’évaluation nous enseigne plusieurs choses :  

Première leçon  

Le but et les objectifs de l’évaluation doivent être clarifiés. Une description précise et détaillée des objectifs de l’évaluation permettra à l’équipe d’évaluation de proposer des méthodes appropriées pour répondre aux besoins formulés. Pour ce faire, la personne qui commande l’évaluation d’un programme ou d’un projet doit s’efforcer de formuler ses priorités en fonction de l’information attendue et non en fonction des critères d’évaluation. Par-dessus tout, les gestionnaires de programme doivent éviter les formules standard de termes de référence où l’on se contente de changer le nom du projet.

Deuxième leçon

Il est essentiel de formuler des questions d’évaluation qui, bien qu’elles ne soient pas exhaustives ou correctement élaborées, permettent toujours à l’équipe d’évaluation de mieux comprendre les attentes et les besoins d’information de ceux qui sollicitent une évaluation. Du point de vue de l’évaluateur, nous avons tendance à dire qu’il n’y a pas de mauvaise question et que ce qui compte le plus, c’est de savoir ce que vous voulez trouver. Souvent, le manque de compétences en évaluation cache un réel problème dans la formulation des besoins, le choix des questions d’évaluation étant parfois même laissé entre les mains de l’évaluateur.

Troisième leçon

Bien qu’il soit difficile d’exiger un standard de structure des termes de référence, leur libellé doit inclure un certain nombre d’éléments essentiels. Nous considérons que les éléments liés au contexte, au but et aux objectifs de l’évaluation, aux questions, aux critères et à la méthodologie sont fondamentaux pour que les évaluateurs puissent préparer leur proposition technique. Les gestionnaires de programme sont invités à étudier les divers guides qui existent dans ce domaine. Avant de fixer le but et les objectifs de l’évaluation, il est essentiel de réfléchir à l’utilisation éventuelle des résultats de l’évaluation.

Conclusion 

La qualité d’une évaluation dépend en grande partie de la bonne rédaction des termes de référence. Il est en effet difficile d’apporter une réponse adéquate à une question mal formulée ou mal posée.

Cet exercice d’analyse nous a permis d’identifier certaines lacunes susceptibles d’affecter les termes de référence.  Nous avons en particulier constaté que la mauvaise définition des objectifs et des questions d’évaluation entraîne souvent un manque de compétences lors de la rédaction des TdR. On peut également s’interroger sur l’importance accordée à l’évaluation. 

Pourquoi, réalise-t-une évaluation ? Rappelons que rôle essentiel de l’évaluation est de soutenir la prise de décision. Ce qui suppose qu’avant de l’engager, les acteurs ont déjà fait l’inventaire des informations attendues et savent à quoi elles serviront.

Dans le contexte de gestion des programmes et projets en Afrique nous observons cependant qu’il s’agit souvent de satisfaire simplement aux dispositions contenues dans le document de formulation du programme ou du projet. On commandite une évaluation parce qu’au moment de l’élaboration du projet, c’était prévu, et il faut donc la réaliser. Ceci expliquerait d’ailleurs la trop faible utilisation des résultats des évaluations.

Dans ces conditions, la problématique de l’expression des besoins en évaluation risque de perdurer, tout comme la question de la qualité des résultats d’évaluation.