Términos de Referencia: lecciones sobre su estructura e interpretación de resultados

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Autor: Dr. Issa Sombié/ Originario de Burkina Faso. Es investigador del Centro Nacional de Investigación Científica y Tecnológica y profesor universitario. Doctor en Sociología y titular de una maestría en Evaluación.

Los Términos de Referencia (TdR) son un marco que permite describir el propósito, el alcance y el proceso- donde se incluyen la gestión y aspectos técnicos- de una evaluación de acuerdo con las necesidades de quien pide una evaluación a un programa o proyecto.

Esta guía es de suma importancia en los procesos de evaluación, ya que es donde se vierten las expectativas de quien solicita una evaluación. Además, sirven como un marco de referencia para el evaluador por lo que es fundamental su claridad y precisión. 

Con frecuencia, las relaciones entre los evaluadores y quien pide la evaluación se ven afectadas por elementos faltantes, equívocos o ambiguos de los Términos de Referencia. Es común que, durante este desarrollo, no se reflejen adecuadamente las necesidades reales del programa.

A continuación, veremos los elementos básicos más aceptados como estructura para emplear los Términos de Referencia (TdR) y aplicables al proceso de evaluación, según el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF, por sus siglas en inglés). 

Cuadro 1: Elementos básicos de la estructura de los Términos de Referencia (TdR) del UNICEF 

En un ejercicio, evaluaremos tres procesos de evaluación donde el empleo de los Términos de Referencia (TdR), en diversos programas llevados a cabo en Burkina Faso, en África, se obtuvieron resultados dispares.

El primero, es el referente a una evaluación a un programa de control para la eliminación de la filariosis linfática. 

El segundo, es la evaluación de un programa sobre el VIH/SIDA ejecutado por una organización local.

Por último, se muestra el proceso de evaluación a un programa de control de la malaria de una ONG internacional.

La lectura de los cuadros nos muestra que los diferentes elementos propuestos por el marco analítico no siempre son contemplados para la redacción de los Términos de Referencia. Vemos que los “Antecedentes” no fueron presentados en los tres ejemplos de TdR tal como lo sugiere el marco de análisis de la UNICEF. 

Los “objetivos de la evaluación”, así como la “composición del equipo”, también fueron contemplados en los tres ejemplos, aunque no exactamente como lo sugiere el marco analítico. En cuanto a los elementos: “fuentes de datos existentes”, “participación de los actores implicados”, “procedimientos y logística” y “presupuesto”, no fueron desarrollados en ninguno de los tres ejemplos. 

Finalmente, la “metodología”, “preguntas de evaluación”, “responsabilidades y compromisos de los actores implicados”, se consideraron sólo en uno de los tres ejemplos. Observamos que no siempre se han abordado ciertos elementos que son esenciales.

Con este breve análisis de los Términos de Referencia de un proceso de evaluación, aprendimos algunas cosas:

Primera lección: 

Es necesario aclarar el propósito y los objetivos de la evaluación. Una descripción precisa y detallada de los objetivos de la evaluación permitirá al equipo evaluador proponer métodos apropiados para satisfacer las necesidades formuladas. Para ello, quien pide una evaluación a un programa o proyecto debe esforzarse por formular sus prioridades en términos de información esperada y no de acuerdo con los criterios de evaluación. Sobretodo, los directores de programas deben evitar las fórmulas estándar de Términos de Referencia en las que simplemente se cambia el nombre del proyecto.

Segunda lección

Es imprescindible formular preguntas de evaluación, las cuales, aunque no sean exhaustivas o correctamente elaboradas, siempre permiten que el equipo evaluador entienda mejor las expectativas y necesidades de información de quien pide una evaluación. Desde el punto de vista del evaluador, tendemos a decir que no existe ninguna pregunta equivocada y que lo que más importa es saber lo que se quiere encontrar. Muchas veces, la falta de habilidades de evaluación, oculta un problema real en la formulación de las necesidades, incluso, la elección de las preguntas de evaluación se deja en manos del evaluador.

Tercera lección

Aunque sea difícil exigir una estructura estándar de los Términos de Referencia, su redacción debe incluir una serie de elementos esenciales. Creemos que los elementos relativos al contexto, propósito y objetivos de la evaluación, preguntas, criterios y metodología son fundamentales para que los evaluadores preparen su propuesta técnica. Se recomienda que los directores de programas estudien las diversas guías que existen en esta área. Antes de establecer el propósito y los objetivos de la evaluación, es preciso adelantarse al posible uso de los resultados de la evaluación.

Conclusión 

En gran medida, la calidad de las evaluaciones depende de la estructura bien desarrollada de los Términos de Referencia. De hecho, es difícil proporcionar una respuesta adecuada a una pregunta mal formulada o a un problema mal planteado.

Este ejercicio de análisis nos permitió identificar ciertas deficiencias que pueden afectar los Términos de Referencia.  Por lo tanto, hemos encontrado que los objetivos y las preguntas de evaluación son con frecuencia, poco o mal definidas, lo cual deriva en falta de habilidades al momento de preparar los TdR. Lo más grave, es que a partir de los resultados se enfoque inadecuadamente la importancia dada a un proceso de evaluación. 

¿Para qué llevamos a cabo una evaluación? Hay que recordar que el primer propósito de la evaluación es apoyar la toma de decisiones. Esto supone que antes de desarrollarla, los actores ya han hecho un inventario de la información esperada y saben para qué se utilizará. 

Sin embargo, en el contexto de la gestión de programas y proyectos en África, a menudo observamos que simplemente se busca satisfacer las disposiciones establecidas en el documento de formulación de programas o proyectos. Se comisiona una evaluación porque ya estaba planificada al momento de desarrollar el proyecto, por lo que debe hacerse. Esto también explicaría el poco uso de los resultados de las evaluaciones.

En estas circunstancias, es probable que persista el problema de la formulación de las necesidades para la evaluación, al igual que la calidad de sus resultados.