Visualizar y compartir datos de monitoreo, evaluación y aprendizaje: el tablero de control de SERVIR-Amazonia

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Autora: Sophie Álvarez | País: Colombia / EUA

En el curso de Fundamentos de M&E 2, los participantes aprenden métodos y herramientas básicas para recolectar, analizar, interpretar, organizar y presentar datos de monitoreo y evaluación (MyE). Los tableros de control, también llamados dashboards, son una herramienta para rastrear y presentar datos de monitoreo, evaluación y aprendizaje (MEL, por sus siglas en inglés) de proyectos o programas.  

Entre las principales ventajas de los tableros de control está la posibilidad de presentar muchas imágenes en una sola pantalla, lo cual permite una visualización general de los datos, que facilita la supervisión y comparación de los indicadores, así como compartir el progreso del proyecto con otros socios.. Los participantes del curso de PRiME son alentados a mirar sus datos a través de un “tablero de control” con preguntas como: ¿hay resultados, indicadores y objetivos claramente identificados?, ¿añade valor el hecho de visualizarlos y compararlos regularmente (con los datos de la línea base, entre sí y con los objetivos)? Otras cuestiones a considerar son si el proyecto, programa u organización tiene suficientes recursos para desarrollar y mantener un tablero de control. Por ello, alentamos a los participantes a que realicen un análisis rápido del costo general en relación con los posibles beneficios y a que examinen otras alternativas, como el alojamiento de algunos indicadores clave en el sitio web de un socio u otros métodos de intercambio de datos de monitoreo constante, como boletines, afiches o infografías. 

Desde enero de 2020, he tenido el honor de apoyar en el desarrollo del tablero de control MEL para el Programa SERVIR–Amazonia. Se trata de una iniciativa de desarrollo conjunta entre la Administración Nacional de Aeronáutica y del Espacio (NASA, por sus siglas en inglés) y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, por sus siglas en inglés) y liderada por la Alianza de Biodiversidad Internacional y el Centro para la Agricultura Tropical (CIAT, por sus siglas en inglés). El objetivo final del programa es mejorar la capacidad de los socios regionales para aprovechar los datos de los satélites y la información geoespacial mediante la traducción de las necesidades locales en herramientas, productos y servicios de información geoespacial, mejorando así la adopción de decisiones sobre el medio ambiente en toda la cuenca. 

Al inicio del programa se produjo un plan de MEL con ocho indicadores de progreso para ocho resultados intermedios y sus metas por año fiscal. Después del, primer año y medio de implementación, el equipo de MEL comenzó a buscar formas de analizar, visualizar y compartir los avances en algunos de estos indicadores programáticos. Dado que el programa trabaja en seis países amazónicos (Brasil, Perú, Colombia, Ecuador, Surinam y Guyana) y prioriza la incorporación de la voz de las mujeres, los pueblos indígenas y las comunidades del Amazonas, la distribución geográfica y poblacional de sus efectos al corto, mediano y largo plazo en los grupos beneficiarios debe ser monitoreada consistentemente.  

El primer paso fue elegir el indicador que queríamos visualizar y compartir. Tres de los ocho indicadores del plan de MEL de SERVIR–Amazonia (número de interesados que piden asistencia técnica, número de personas capacitadas y número de tomadores de decisiones expuestos a los servicios) tienen un fuerte componente cualitativo, objetivos numéricamente importantes y datos que cambian cada trimestre del año. Estos tres indicadores constituyen un buen argumento a favor de un programa piloto de tableros ya que hablan sobre nuestros progresos en el aumento de la presencia con las partes interesadas, la construcción de capacidades en la región y el incremento de la comprensión y el uso de los datos y servicios espaciales por parte de los tomadores de decisiones.  

Figura 1: Captura de pantalla del tablero de control. Fuente: SERVIR-Amazonia (2020), SERVIR-Amazonia launches online monitoring dashboard. Disponible en: https://servir.ciat.cgiar.org/servir-amazonia-launches-online-monitoring-dashboard/ 

El siguiente paso fue elegir la mejor manera de contribuir a las prácticas de monitoreo, aprendizaje e intercambio de conocimientos y proporcionar al público y a todos nuestros socios una comunicación transparente sobre el estado del programa. El equipo de MEL trabajó estrechamente con la unidad de gestión de datos de la Alianza de Biodiversidad Internacional y el CIAT, y optó por utilizar Tableau. Esta potente herramienta de visualización de datos, que es muy fácil de usar, nos permite crear gráficos entendibles para cualquier lector y visualizar números cruciales para el diagnóstico en tiempo real, a la vez que facilita el intercambio e incorporación de contenido en el sitio web del programa. Tableau ofrece una actualización casi a tiempo real de la visualización de datos, así como funciones de filtrado y desglose. 

Durante la etapa de diseño, uno de nuestros retos fue decidir qué tipo de gráfico era el mejor para mostrar cada indicador desagregado. Después de muchos intentos de de prueba y error para visualizar las necesidades específicas de cada indicador y sus desagregados, el resultado es una combinación de gráficos de barras, circulares (de pastel) y mapas. En el tablero de MEL final, los tres indicadores están agrupados para dar un mejor efecto “de un vistazo”, pero también pueden ser vistos individualmente con sus desagregados, como género, área de servicio del programa, tipo de organización y país, así como el número total corriente en función de los objetivos totales del programa visualizados por periodo de tiempo (trimestre del año fiscal). Cuando el lector pasa por encima de cualquiera de los datos, las ventanas emergentes le mostrarán más información sobre ese dato. En respuesta a la retroalimentación inicial de las versiones de prueba, el tablero incluye una sección con una definición sobre el indicador y los enlaces relacionados con esfuerzos cualitativos de MyE del programa para describir mejor los datos cuantitativos que muestra. Para la presentación de la marca, usamos combinaciones de la paleta de colores de SERVIR-Amazonia. 

Ya con el tablero en funcionamiento, ahora queremos incluir un nuevo indicador (número de servicios prestados), así como explorar herramientas de diseño que nos permitan compartir también los datos cualitativos relacionados con este indicador. Con el tiempo, planeamos usar el tablero como una herramienta para hacer reportes y comunicar sobre otros esfuerzos para mostrar los resultados del programa. 

Lecciones rápidas para crear un tablero 

1. Asegúrate de que realmente puedes publicar, usar y mantener un tablero. Todas las etapas de planeación y creación del tablero exigen muchos recursos (sobre todo de tiempo). ¡Hay otras opciones válidas para compartir resultados de monitoreo!
2. Empieza por lo pequeño y elige los indicadores de tus datos más “activos”. ¡No es divertido ver números que no cambian! Conforme vayas aprendiendo, puedes también añadir más datos y nuevas visualizaciones. Utiliza indicadores que apunten al núcleo del trabajo de tu proyecto. 
3. Forma un equipo sólido con un analista de datos que pueda ayudarte con los cambios necesarios para alcanzar un resultado satisfactorio. 
4. Juega con el ciclo de aprendizaje. Pide que tu audiencia de prueba te dé retroalimentación durante el desarrollo y elige un programa lo suficientemente ligero, como Tableau, que te permita experimentar ampliamente.
5. Por último, sigue buscando oportunidades para usar las visualizaciones para generar conversaciones sobre MEL dentro de tu proyecto, organización y con los socios y partes interesadas.  

Notas

Puedes encontrar más información acerca de tableros de control en el sitio web de Better Evaluation y en el blog EvergreenData’s, particularmente en el siguiente artículo “How a dashboard changes the conversation”.  

Para aprender más sobre comunicación y visualización de resultados de MyE, consulta nuestros materiales de los cursos y la biblioteca en línea.